Hepimiz hayatımızın belli bir döneminde bunu yaşamışızdır. İş ya da okul için önemli bir projemiz vardır. Zamanımız daralmıştır ve yetiştiremeyeceğimizi düşünmeye başlarız. Haftalar (ya da aylar) boyunca o işi sürekli ertlemişizdir ve şu an stresimiz olabilecek en yüksek seviyededir. Neden mi? Çünkü tamamlanması günlerce/haftalarca sürebilecek büyüklükteki bir projeyi hemen şimdi bitirmemiz gerekiyordur!
İşlerinizi son dakikaya bırakmadan zamanınız varken yapmaya başlamak ve bu stres ve panik yaratan prosesi bir daha yaşamamak için birkaç önerimiz var:
Başlamak için kendinizi motive edin
“Fogg Davranış Modeli” yazımızda da anlattığımız gibi motivasyon herhangi bir işi yapmak için gereken en önemli etmenlerden biridir. “Kendi kendini motive etmek” başlıklı yazımızdan kendinizi nasıl motive edebileceğinize dair bazı önerilere göz atabilirsiniz. Yazımızı okumak için buraya tıklayın.
Kendinizi ödüllendirin
Bir işi bitirmeniz sonucunda bir ödül alacağınızı bilmek (ödül küçük de olsa, örneğin yarım saat oyun oynamak gibi) oldukça motive edici olabilir. Eğer ödüle işi tamamlamadan atladıysanız, kendinizi durdurun ve önce yapmanız gereken işi tamamlayın.
Güne en zor işi yaparak başlayın
Eğer en zor işi en önce tamamlarsanız diğer işleri yapmak size olduğundan daha kolay görünecektir. Aynı zamanda erteleme ihtimalinizin en yüksek olduğu o işi çoktan tamamlamış olmak size iyi bir motivasyon kaynağı olacaktır.
Üzerinde çok düşünerek işleri gözünüzde büyütmeyin
Çok kolay bir iş bile, üzerinde düşününce bir anda çok zor ya da zahmetli bir işe dönüşebilir. Bu nedenle bir işin (özellikle de bu kolay bir işse) üzerinde düşünerek ertelenme ihtimalini arttırmak yerine bir an önce işe koyulun.
Mükemmel zamanı beklemeyin
Bir işe başlamak için mükemmel zamanı (ya da uygun koşulları) beklemeyin, çünkü büyük ihtimalle o zaman hiçbir zaman gelmeyecektir. Öyle bir zamanın gelmesini beklediğiniz sürece de hiçbir işe başlayamayacağınızı unutmayın.
İşinizi parçalara bölün
Ertelemenin arkasında yatan bir başka sebep ise bilinçsiz olarak beynimizde yapılması gereken işlerin üzerimize üzerimize gelerek bizi bunaltmasıdır. İşiniz zaman alıcı ve zorlu bir işse bunu küçük parçalara bölün ve her bir seferde o küçük parçaları tamamlamaya odaklanın. Eğer buna rağmen hala erteliyorsanız, işi daha da küçük parçalara bölün. Bir süre sonra o küçük parçalar çok kolay işlere dönüşeceğinden “Bu iş çok basitmiş, hemen yapayım da bitsin!” demeye başlayacaksınız.
Kolay işleri hemen bitirin
Kısmen önemsiz ve hızlıca halledilebilecek basit işleri sonraya bırakmak, bu işlerin üst üste birikerek zihnimizde daha çok yer kaplamasına ve olduklarından daha zor hale gelmesine neden olur. Burada yapmamız gereken, kolay işlerin bir an önce tamamlanması için hızlıca harekete geçmektir, böylece bu işlerin birikerek olduğundan daha zor hale gelmesini önlemiş oluruz. David Allen’in İş Bitirici adlı kitabında önerdiği İki Dakika Kuralı gibi: Eğer bir işin sadece birkaç dakikanızı alacağını biliyorsanız, o işi (daha sonra yapacağınıza söz verdiğiniz) yapılacaklar listenize eklemek yerine hemen şimdi yapın.
Bir başka nokta ise başladığınız basit işi yarım bırakmadan, sonuna kadar giderek tek seferde halletmek. Örneğin; yemekten sonra kirli tabakları lavabonun içinde bırakmaktansa bulaşık makinesine kaldırmak, cevapsız çağrı gördüğünüz zaman hemen geri dönmek. Tamamlanması kolay işlere bir iki dakika daha fazla ayırarak tamamen aklınızdan çıkartmak bu tarz küçük işlerin birikerek sizi bunaltmasını ve strese sokmasını engelleyecektir.
Hedeflerinizi netleştirin
Bir işi çok uzun zamandır erteliyor olmanız şu an yaptığınızla yapmak istediğiniz arasında bir uyumsuzluğa işaret ediyor olabilir. Bazen zamanla yapmak istediğimiz şeyler değişir, ancak hedeflerimizi bu değişimi yansıtacak şekilde değiştirmeyiz.
İşe biraz ara verin ve kendinize şu soruları sormak için biraz zaman tanıyın: Tam olarak neyi başarmak istiyorsun? Hedefine ulaşmak için ne yapman gerekir? Atılacak adımlar nelerdir? Şu an yaptığım iş bununla uyumlu mu? Eğer değilse bu konu hakkında ne yapabilirim?
Hedeflerinizi başkalarıyla paylaşın
Yapmak istediklerinizi, hedeflerinizi arkadaşlarınızla, ailenizle paylaşın. Onları her gördüğünüzde büyük bir ihtimal size projenizin nasıl gittiğini soracaklardır. Onların hiçbir şey yapmadan yerinizde durduğunuzu düşünmemeleri için, en azından o proje üzerinde biraz ilerleme kaydetme ihtiyacı duyacaksınız.
Dikkat dağıtıcılardan kurtulun
Eğer işleri çok fazla erteliyorsanız, bunun sebebi ertelemeyi kolay hale getirdiğiniz için olabilir. Dikkatinizi arttırabilecek birçok yöntem vardır ve bunları dikkati arttırmanın yollar adlı yazımızda derledik. Yazıya buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.
Ortamınızı değiştirin
Farklı ortamların üretkenliğiniz üzerinde farklı etkileri var. Çalışma masanıza ve odanız sizde çalışma isteği uyandırıyor mu yoksa yatağa kıvrılıp uyumak mı istiyorsunuz? Eğer çalışma ortamınız sizde uyuma isteği yaratıyorsa çalışma ortamınızı değiştirmeyi düşünün.
Ayrıca ilk başta çok iyi çalışabildiğiniz bir ortam bir süre sonra etkisini kaybedebilir ve eskisi kadar verim alamayabilirsiniz.
Teslim tarihlerinin olduğu detaylı bir zaman çizelgesi oluşturun
Yapmanız gereken iş için tek bir teslim tarihinin bulunması, o işi yapmak için çok fazla zamanımızın olduğunu sanmamıza ve işleri çok az zamanımız kalıncaya dek sürekli ertelememize neden olabilir.
Yapmanız gereken işi bölüp daha küçük işlere ayırın. Daha sonra her bir küçük iş için spesifik bir bitirme tarihi belirleyin ve planınıza sıkı sıkıya uyun. Belirlediğiniz küçük işleri zamanında bitirmemeniz tüm planınızı berbat edeceğinden, hızlı bir şekilde harekete geçme ihtiyacı hissedeceksiniz.
O işi neden yapmak istemediğinizi bulun
Bir işi neden yapmak istemediğinizi bilmiyor ya da hiç düşünmemiş olabilirsiniz. Bir işi neden yaptığımız ya da neden yapmadığımız zihnimizde çok bariz gibi görünebilir. Ama hikaye uydurmaya gelince zihnimizin üzerine yoktur ve çoğunlukla yanlış olmasına rağmen mantıklı açıklamalar uydurup bunu kabul edebilir.
Kendinize sorun: Bu telefon konuşmasını neden yapmak istemiyorum? Bu raporu neden yazmak istemiyorum? Bu derse neden çalışmak istemiyorum? Spor salonuna neden gitmek istemiyorum?
İşi ertelemenizin arkasında gerçek nedenler her neyse, bunları bulup anlamanız bu düşüncelerin sizi işleri ertelemeye ikna etmelerini zorlaştıracaktır.
Bir işin neden önemli olduğunu kendinize hatırlatın
Bir işi tamamlamamanın doğurabileceği en kötü sonucu düşünün. Bu yöntemle duyduğunuz endişeyi pozitif yönde etkileyebilirsiniz. Nasıl ki bir dersten kalma korkusu sınava çalışmanız için gereken motivasyonu sağlıyorsa, biraz endişelenmek sizi motive edebilir. Bir iş hakkında çok fazla endişelenmekse hiçbir şey yapmadan kilitlenip kalmanıza neden olabilir. Burada önemli olan endişe seviyenizi kontrol edebilmektir.
Sabah kalkınca ilk işiniz bir plan yapmak olsun (ya da günün en son işi)
Sabah kalkınca (ya da uyumadan önce) o gün neler yapacağınızı belirleyin ve kafanızda bir zaman planlaması yapın. Daha sonra belirlediğiniz bir işin zamanı geldiğinde o işi tamamlamaya odaklanın.
Üretken bir şekilde ertelemenize izin verin
Eğer bir işi, yapılması gereken başka bir işi yapmak için erteliyorsanız, buna bir noktaya kadar izin verebilirsiniz. Örneğin, bir ders için rapor yazmanız gerekiyordur ama canınız şu an onu yapmak istemiyordur, onun yerine bir başka ders için okumanız gereken bir kitabı okuyabilirsiniz. Bu tabii ki, o raporu hiçbir zaman yazmayacağınız anlamına gelmiyor. Kendinize biraz esneklik tanımanız (o işi geri kalmadan tamamlamanıza yetecek kadar zaman bıraktığınızdan olduğuna emin olarak), size oldukça zahmetli gelen bir işin daha az korkutucu görünmeye başlamasını sağlayabilir. Bu öneri herkes için faydalı olmayabilir.
Güvenli tarafta kalmak için yapmak istemediğiniz bir işi çok da alakasız olmayan ve benzer önem taşıyan başka bir işle değişin. Örneğin, projeniz üzerinde çalışmak yerine odanızı temizlemeye başlamayın!
Appler, Planlayıcılar ve Zamanlayıcılardan faydalanın
Birçok insan erteleme alışkanlıklarından kurtulmak için appler, planlayıcılar ya da zamanlayıcılar kullanıyor. Bunlardan en popüleri olan Pomodoro Tekniği, gününüzü çalışma ve molalardan oluşan zaman dilimlerine bölen bir zamanlayıcı. Bu tekniği daha detaylı öğrenmek için “Pomodoro Tekniği” başlıklı yazımızı buraya tıklayarak okuyabilirsiniz. Çalışmak dışında hiçbir şey yapmadığınız bir zaman dilimi için telefonunuzun zamanlayıcısını ya da evinizdeki herhangi bir saati de kullanabilirsiniz.
Planlayıcı ya da takvim kullanarak yapılacak işleri programlamak, yapmanız gereken tüm işleri görsel bir şekilde görmenizi sağlar ve bu da zihninizde uçuşan işlerin sizi daraltmasını önleyerek işleri ertelemenizin önüne geçmiş olur.
Not: Planlama yapmanın işleri kolaylaştırması gerektiğini unutmayın. Eğer planlayıcı kullanmak size daha büyük iş yükü yaratıyorsa, üretkenliğinize pozitif bir etkisi olmayacaktır.
Eğlenmeye zaman ayırın
Sürekli çalışmaya çalıştığınız için de erteliyor olabilirsiniz. Günlük programınızda hobileriniz ya da yapmayı sevdiğiniz şeyler için mutlaka zaman ayırın. Hiç ara vermeden devamlı çalışmak sizi ertelemeye daha yatkın hale getirebilir.
Harekete geçin
Önemli olan harekete geçmektir. İstediğiniz kadar strateji oluşturun, planlama yapın, harekete geçmediğiniz sürece hiçbir iş büyülü bir şekilde kendiliğinden tamamlanmayacaktır.